電子契約で何ができる？初心者が疑問に感じやすい事柄を分かりやすく解説

当サイトは電子契約で何ができるのか、初心者が疑問に感じやすい事柄を分かりやすく解説しています。

具体的にどのような使い方をすれば良いのか分からないという人にもおすすめです。

電子データでの契約を行う際の一般的なフローはどうなっているのかも解説しているサイトです。

さらに電子データでの契約に変えると節約できるコストもご紹介しています。

様々なメリットがある新しいシステムを早速導入してみたいと考える人におすすめです。

電子契約で何ができる？初心者が疑問に感じやすい事柄を分かりやすく解説

電子契約を利用すると何が出来るのか分からないという初心者の人もいるのではないでしょうか。

電子契約システムはPDFなどのデータに電子データで署名をして契約締結できるシステムです。

紙の書類が不要で、印鑑や印紙も要らなくなります。

電子証明書を使って本人を見分けることになるため、利用前に登録をしておかなくてはなりません。

タイムスタンプ機能があり、署名日時や送信日時などが分かるようになっています。

そのため契約書が改ざんされても分かります。

電子契約で押印の役割を果たす電子署名

これまで使われてきた書面契約では、契約者が判子を押して署名する押印が一般的です。

しかし電子契約を採用する場合、そもそも電子データには押印をする場所がありません。

そこで同じ役割を持つ存在として電子署名が利用されています。

電子署名は本人の印鑑や署名と同じ意味を持つデータです。

電子契約にはこのデータを付け加えることで、契約者本人の同意を得ていることを証明します。

万が一トラブルが発生した場合、契約書は裁判において重要な意味を持つ書類になります。

契約の内容を保証する契約書は、双方の同意を得て作成しなければいけません。

電子契約においても電子データを使った署名は、契約書の作成が本人で意思であることを示す重要な証拠になります。

その契約書は本人の意思によるものであり、本人が知らない所で第三者が勝手に作成したものではないことを示すためにも、電子情報を使った署名は必須となるでしょう。

なお、電子契約では秘密鍵を使って署名を作成します。

電子契約におけるタイムスタンプの意味

利用することによってリモートワークが便利になると評判の電子契約ですが、知らないうちに契約書が改ざんされてしまうことはないのかという疑問を持っている人もいるのではないでしょうか。

Web上で契約を交わすことになる電子契約は、安全に利用できるかどうかが気になるところだという人は多いものです。

そのような場合に知っておきたいものには、電子契約サービスのタイムスタンプ機能が挙げられます。

これは電子署名とともに付与されるのが特徴で、電子署名・電子サインをした日時や送信した日時などを記録する機能となっています。

そのため電子文書にいつ、どのような操作がおこなわれたかは記録されることになるのが特徴です。

もし契約書が改ざんされたことがあったとしてもそのことが客観的にわかり、いつ誰が手を加えたか発見できれば対応できるでしょう。

ただしシステムによって、電子帳簿保存法で求められる認定タイムスタンプが付与されるサービスとされないサービスがあります。

電子契約では印鑑証明書を電子証明書で代用

電子契約では印鑑を使用しないため、印影が契約当事者本人であることを証明するための印鑑登録証明書も使いません。

その代わりとして用いられるのが、「電子証明書(デジタル証明書)」とよばれるものです。

電子証明書の発行は、契約当事者以外の第三者機関となる「認証局」で行われます。

認証サービスを運営する機関は国内にも多く、登録手続きを経て利用可能になる形がとられているのが一般的です。

基本的な発行方法は、電子契約書が完成したら、指定された申し込みフォームに申請者に関する情報や証明書に内包したい情報などを入力して、送信します。

申し込みを受け付けた認証局では審査が行われ、問題ないと判断すれば局内での手続きを経て証明書が発行されます。

紙の印鑑登録証明書と同じようにデジタル証明書にも有効期間があり、期限が過ぎると失効します。

有効な状態を維持するためには更新手続きが必要です。

失効したままでいると、過去にそのデジタル証明書を利用して締結した契約が全部真正なものであると証明できなくなってしまう可能性があるので、定期的な更新手続きは必ず行いましょう。

電子契約の安全を確保するセキュリティ

よりセキュリティに配慮した電子契約を利用するようにしたい、と考えている人もいるのではないでしょうか。

そのような場合には当事者型の電子署名に対応しているサービスを選ぶのがおすすめです。

電子契約システムには、立会人型と当事者型があります。

立会人型は、利用者の指示によってサービス事業者が電子署名を送付するのが特徴です。

利用者が電子証明書を取得しないでも使用することができ、取引先もアカウントを取得する必要がありません。

当事者型と比較すると利用方法が簡単ですが、電子認証局による本人確認がないのが難点です。

一方当事者型は、電子認証局により本人確認をしたあとに発行される電子証明書を利用して、当事者が電子署名をするという特徴があります。

電子証明書を取得する必要があるため手間や時間がかかります。

その反面、第三者によって本人確認されるので安心感があるのが良いところです。

セキュリティを重視する場合には、手間や時間がかかっても安心感のある方を選ぶのが良いでしょう。

安全性の確保された電子契約サービスを選択しよう

電子契約は書面との違いに注意し、安全面を意識しながら運用しましょう。
一般的には電子契約サービスを利用することになりますが、セキュリティを重視しているサービスを選択することで安全性を確保することができます。
また、電子署名型を採用しているシステムであれば法的な拘束力も見込めるため、安心して利用することが可能です。
電子署名型は認証局が電子署名法にもとづいて発行した電子署名で、これを利用して契約を締結することでより安全な契約を結ぶことができます。
一方で簡易的な手続きを希望する場合には、電子サイン型も用意されています。
インターネットを利用して契約を結ぶ以上、セキュリティリスクや情報漏洩など安全性については常に念頭に置く必要があるでしょう。
しかし、タイムスタンプの存在や電子署名によって多くの場合は安全を確保することができます。
しっかりとリスクを回避できる電子契約サービスの選択が、スムーズな運用のために必須となっています。

電子契約は法律でも基本的に有効とされている

これまで通りの紙の契約書とは異なり、電子契約が法律上どのように扱われるのかを不安に思う人も多いのではないでしょうか。
導入を考えてはいるものの法的な拘束力や効果について疑問を感じる人もいるかもしれません。
電子契約であっても電子署名やタイムスタンプなどを残すことで同意や内容の証明行い、証拠として利用することができます。
契約とは両者の間の合意のみが問題となり、契約の方式自体は法律では基本的に問われません。
これまでと同じように書類を使ったものであっても、電子契約サービスを使ったものであっても契約としての内容は同等です。
署名用電子で消耗残さない口頭での契約であっても契約には違いがありませんが、両者の間に後々になって齟齬が生じる可能性があります。
電子契約は電子署名などを用いてしっかりとタイムスタンプを残すことで、後日に発生しうるかもしれないトラブルに対応することができるでしょう。
条件が揃っていれば、電子であっても基本的には紙の書類と同様に扱われます。

オンラインで行う電子契約にありがちなトラブル

電子契約の導入で起こりやすいトラブルは、セキュリティ面での不安や情報漏洩、法的な拘束力などに関するものが中心です。
電子契約がまだ導入されて間もないサービスであり、一般にも広く普及し始めているものの、使い方がわからない、書類と同じように扱って問題が発生したといった例も多くあります。
電子契約はインターネットを利用してオンラインで契約を締結する形式のため、相手方の契約記入状況を確認することが困難です。
対象となる人物がきちんと契約を行ったかどうかが、後々問題になる可能性もあるでしょう。
情報漏洩やセキュリティに関する不安にも注意が必要です。
契約締結後に内容が書き換えられたりしないように、しっかりとした体制をとっている電子契約サービスを利用することをおすすめします。
また、電子ではなくあくまで表面上の書類として契約書を残さなければいけないものもあります。
紙の書類の作成を要求されているものは、電子ではなく従来通りの方式を使いましょう。

電子契約のメリットについて基本から解説します

法律が改正され、電子契約での手続きが可能となりました。
電子契約はブロックチェーン技術を用いた契約方法で、契約者の契約実績を改変できないことが前提です。
契約者本人と本人のサイン（電子上では承認）を行うことで法的な手続きが行われるという点が特徴で、不動産契約など一部の契約を除いて対応が可能となりました。
例えば業務委託契約の場合、契約内容を確認した後メールで契約者に対し送ることができるため紙媒体の利用が不要になるという点がメリットです。
わざわざ郵送する手間も省けるうえに、定型的なものであれば業務効率化につながることでしょう。
注意点としては本人のアカウントが必要なことで、契約先にも同じシステム内に入ってもらわなければなりません。
またシステム費用もそれなりに発生するため、契約数の多い業種や大企業などでの利用を想定していたほうが無難です。
注意点はいくつかありますが、それでも業務効率化につながることは間違いないです。

インターネット経由で行う電子契約と書面を使った契約の違い

電子契約とは従来の書面を使った契約とは異なり、電子データを使って契約を結ぶ方法です。
自分と相手の同意、契約条件や内容などを残した契約書は証拠としての力を持ち、様々なシチュエーションで利用されています。
契約自体は口頭でも可能ですが、しっかりとした内容や同意を残す場合には書類を使った契約が主流となるでしょう。
電子契約の場合はあくまで電子データのみで完結するため、運用や管理が楽になる利点があります。
書面契約の場合は紙の書類に印鑑や印影を押印します。
内容の確認や押印をしてもらう方法は持参もしくは郵送などで、案件によっては直接相手方と顔を合わせて契約書を結ぶこともあるでしょう。
一方で電子契約の場合にはPDFなどの電子データに電子署名や電子サインを行い、改ざん防止にはタイムスタンプを利用します。
送付方法はインターネット経由となるため実際の紙の書類も不要で、持参や郵送の手間もかかりません。
印紙が不要になる点もポイントです。